Piotr Stolarski, Konsultant
W ostatnim czasie trend automatyzacji nabrał niespotykanego dotąd tempa. Dostępne na rynku rozwiązania zarówno ułatwiają codzienną pracę oraz coraz częściej wykluczają udział człowieka w procesie. Dzieje się tak nie tylko ze względów marketingowych, kiedy to przedsiębiorstwa chcą się wybić na tle konkurencji, ale przede wszystkim ze względu na rosnące koszty personelu i malejące bezrobocie. Właśnie te czynniki przyczyniają się do szybkiego wzrostu rentowności inwestycji i co za tym idzie stawiają osoby decyzyjne w sytuacji wyboru, który proces powinien być zautomatyzowany jako pierwszy.
Co to jest automatyzacja? Dlaczego jest nam potrzebna?
Automatyzacja to działanie, które zastępuje częściowo lub całkowicie pracę ludzką – fizyczną oraz umysłową – technologią. Wyróżnić można automatyzacje, która obejmuje robotykę, oprogramowanie do automatyzacji systemów i procesów oraz obecnie również rozwiązania AI i machine learning.
Analizując najnowsze badania Eurostatu opublikowane w kwietniu br., wyrównana sezonowo stopa bezrobocia w Polsce wynosi 2.7%. Plasuje to Polskę wraz z Czechami ex aequo na pozycji lidera. Nawet pomimo trwającej wojny na Ukrainie oraz napiętej sytuacji pomiędzy największymi gospodarkami świata i wywołanym przez nie spowolnieniem gospodarczym, kluczowe obszary na rynku pracy w Polsce cierpią z powodu braku dostępnego personelu, a każdy zatrudniony pracownik jest bardzo ważny. Stawia to potencjalne wdrożenie automatyki oraz określnie hierarchii procesów do zautomatyzowania w innym niż dotychczas świetle. Przedsiębiorstwa stają przed trudnymi wyborami, często nie wiedząc czy postępują prawidłowo.
Dlaczego warto określać hierarchię procesów do zautomatyzowania w firmie?
Odpowiedź na to pytanie jest dość prozaiczna.
Przede wszystkim, przedsiębiorstwo zyskuje pewność, że jako pierwszy zautomatyzowany zostanie proces, który najbardziej tego potrzebuje. Może się zdarzyć, że automatyzując jeden proces eliminujemy wąskie gardło, które dotychczas było problemem.
Ponadto, dokonując analizy pracochłonności oraz wydajności otrzymujemy plan automatyzacji na kolejne lata, który może posłużyć jako baza do stworzenia planu transformacji tj. automatyzując daną strefę i proces należy znaleźć alternatywę, aby zapewnić odpowiednie działanie przedsiębiorstwa w tym czasie.
Określenie hierarchii procesów pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów organizacyjnych, takich jak czas, kadra i budżet. Dzięki temu można skoncentrować wysiłki na najważniejszych procesach, które mają największy wpływ na efektywność, wydajność i oszczędności. Koncentrując się na priorytetowych procesach, organizacja może skuteczniej alokować zasoby i szybciej osiągnąć korzyści wynikające z automatyzacji.
Do kolejnych zalet należą koszt inwestycji oraz czas zwrotu. Nie wszystkie procesy są tak samo korzystne do zautomatyzowania. Określanie pierwszeństwa dla procesów o wysokim potencjale zwrotu z inwestycji pozwala firmie skupić się na tych obszarach, które przyniosą największe korzyści w stosunku do poniesionych kosztów. Procesy, które wymagają dużo czasu lub generują znaczne oszczędności, mogą być priorytetem.
Określenie hierarchii procesów do zautomatyzowania w kilku krokach
Na wstępie warto zaznaczyć, że nie powinno się za wszelką cenę automatyzować każdego procesu w przedsiębiorstwie. W zależności od branży i sposobu działania, przedsiębiorstwa posiadają wyjątki procesowe – niestandardowe procesy charakterystyczne dla kilku, a czasem dla jednego oddziału. Z uwagi na specyfikę takich procesów, nakłady inwestycyjne często kilkukrotnie przerastają wstępne szacunki, a po skończonej inwestycji okazuje się, że rezultaty są o wiele mniejsze niż początkowo zakładano.
Przykładem takiego procesu może być proces konsolidacji zamówień na rynku części zamiennych dla branży automotive. Szerokie i zróżnicowane portfolio wymaga zastosowania wielu technik składowania. Następnie skompletowane produkty muszą zostać dostarczone w tym samym czasie do jednego stanowiska pakowania, gdzie zostaną połączone w jedną paczkę – zgodnie z zamówieniem klienta. Z uwagi na wiele zasad pakowania, proces jest trudny do zautomatyzowania – przykładem może być umieszczenie ciężkich produktów na dnie opakowania, następnie cieczy, a na samej górze produktów kruchych i delikatnych, na przykład żarówek.
- Holistyczne podejście
Holizm to nic innego jak pogląd mówiący, że zjawiska tworzą układy całościowe, których nie należy analizować jako poszczególne składniki, a nawet sumy tych składników, ponieważ wyniki mogą być błędne.
Idealnym przykładem zastosowania holistycznego podejścia jest automatyzacja centrów dystrybucyjnych. Współzależne procesy w centrach dystrybucyjnych stanowią układ całościowy. Co więcej, układ ten stanowi jedno z ogniw większej całości, połączony z resztą ogniw przepływem informacji oraz materiałów.
Centra dystrybucyjne należy traktować jako zintegrowany system, w którym procesy są współzależne od siebie oraz posiadają określoną ważność. Poprawne zdefiniowanie ważności procesów ma znaczenie przy inwestycjach od podstaw oraz modernizacji istniejących procesów. Szczególnie, podejście do modernizacji jest często niewłaściwe – przedsiębiorstwa podchodzą do tego wyrywkowo i punktowo, bez całościowej koncepcji.
Jaki będzie rezultat wielomilionowej inwestycji w proces, który znajduje się w układzie za wąskim gardłem? Myślę, że daleki od ideałów.
- Uwzględnienie branży
Wbrew pozorom, uwzględnienie branży przy określaniu hierarchii, który proces powinien być zautomatyzowany jako pierwszy ma znaczenie. Posłużmy się tutaj porównaniem dwóch branż – napojów oraz e-commerce.
W branży napojów najwięcej ruchów – co za tym idzie pracochłonności – występuje w procesach na wejściu oraz na wyjściu tj. rozładunek, przyjęcie oraz załadunek. Zazwyczaj występuje tutaj sytuacja, w której przyjmowana jest cała paleta, następnie jest on odkładana na miejsce składowania, później pobierana i załadowywana tzw. operacje pełno paletowe – nie występuje kompletacja na poziomie opakowania.
Całkowicie odmienna sytuacja występuje w branży e-commerce, gdzie najbardziej pracochłonnymi procesami są te pośrodku układu tj. uzupełnianie, kompletacja na poziomie opakowania oraz konsolidacja i pakowanie.
Poprawne zidentyfikowanie najbardziej pracochłonnych procesów pod względem handlingu oraz transportu umożliwi osiągnięcie najlepszych rezultatów.
- Jednostki ładunkowe
W zależności od profilu działalności, portfolio, wewnętrznych zasad przedsiębiorstwa używają jednostek ładunkowych jednego lub różnego typu. Nawet jeżeli na rynku istnieje wiele rozwiązań dedykowanych, nie wszystkie jednostki ładunkowe są podatne na automatyzacje. Ważne jest, aby określić jakie jednostki ładunkowe w przedsiębiorstwie można zautomatyzować. Może warto rozważyć standaryzację jednostek ładunkowych w przyszłości?
Poniżej zamieszczę kilka jednostek ładunkowych trudnych do zautomatyzowania:
- torby na materiały sypkie,
- palety na materiały ponadgabarytowe,
- beczki,
- ładunki na arkuszach transportowych slip sheets.
- Baza danych
Baza danych to nic innego jak liczby. Co prawda, nie są to zwykłe liczby, ale rezultaty obliczeń i analiz, które zostały wykonane zgodnie ze wcześniej ustalonym planem i przedstawione w czytelny dla każdego sposób.
Przygotowanie bazy danych jest jednym z najważniejszych etapów określania hierarchii procesów do zautomatyzowania. Stąd dane należy pieczołowicie zbierać, starannie wyselekcjonować jednocześnie eliminując błędy, a brakujące dane zastąpić założeniami. Rezultaty bazy danych mogą później zostać użyte do stworzenia diagramu przepływu materiałów oraz do obliczania: pracochłonności – o której mowa była w punkcie 2. – wydajności, czasu procesów i liczby personelu, a także określenia optymalnej wielkości stref i nakładów inwestycyjnych, o których więcej w kolejnym punkcie.
Na podstawie powyższych rezultatów, popartych obliczeniami, określić można wąskie gardła oraz procesy, które wymagają największego wysiłku. Często takie procesy warto zautomatyzować jako pierwsze.
- ROI
Przyszedł czas na omówienie najważniejszego czynnika jaki ma wpływ na określenie hierarchii procesów do zautomatyzowania. Wskaźnik ROI (ang. Return on investment, zwrot z inwestycji) często przechyla szale na korzyść lub niekorzyść rozpoczęcia danej inwestycji. ROI jest to nic innego jak wskaźnik rentowności stosowany w celu zmierzenia efektywności inwestycji oraz szacunkowego określenia, ile lat dana inwestycja będzie się zwracać.
Część przedsiębiorstw ma odgórnie przyjęty maksymalny czas zwrotu inwestycji, część podchodzi do tego elastycznie i podejmuje decyzje w zależności od skali projektu i jego znaczenia strategicznego. Oba podejścia mają swoje wady i zalety, swoich przeciwników i zwolenników. Jedno jest pewne, każde przedsiębiorstwo jest inne, w każdym przedsiębiorstwie sprawdzi się inne podejście.
Podsumowanie
Postęp technologiczny, z roku na rok, pokonuje kolejne bariery. Dzieje się to w tak szybkim tempie, że ciężko czasami nadążyć za „nowinkami” dostępnymi na rynku. Jednocześnie sytuacja ekonomiczna na świecie stawia przedsiębiorstwa przed trudnym wyborem – pojawia się wtedy pytanie: czy mamy budżet na automatyzacje? Nie zawsze warto automatyzować wszystkie możliwe procesy. Często zdarza się, że pomocne będzie częściowe zautomatyzowanie procesu lub zautomatyzowanie jednego procesu w układzie. W końcu cały system będzie tak wydajny, jak jego najsłabsze ogniwo. Zaprezentowane powyżej kroki, mogą być pomocne na etapie decyzyjnym, aby określić który proces powinien być zautomatyzowany jako pierwszy. Ponadto, ułatwią zrozumienie nakładów inwestycyjnych i korzyści płynących z projektu przez osoby decyzyjne. Warto podkreślić, że część otrzymanych wyników będzie dobrym fundamentem do dalszego projektowania i transformacji procesów.
