Szymon Olszewski
Senior Konsultant
Farmacja, artykuły spożywcze, sprzęt sportowy, akcesoria turystyczne, odzież, elektronika, materiały budowlane… można by wymieniać w nieskończoność. Niezależnie od branży, zarówno w tradycyjnym handlu detalicznym, biznesie hurtowniczym, produkcji, czy bardzo gorącym ostatnio e-commerce, te wszystkie elementy łączy jedno wspólne wyzwanie. Sezonowość. Sezonowość i szczyty handlowe.
Sezonowość a szczyt.
Sezonowość to powtarzające się cyklicznie zmiany w danym okresie czasu. Mogą one być obserwowane:
- W skali rocznej, gdzie świetnym przykładem jest chociażby okres świąteczny: prezenty, żywność, czy zmiany pór roku: nowa kolekcja ubrań na jesień czy zwiększona sprzedaż dmuchanych basenów ogrodowych w lecie.
- W skali tygodniowej, na przykład zwiększone zakupy online przez weekend, co przekłada się na większą ilość wysyłek na początku tygodnia lub zatowarowanie sklepów przed szczytem zakupów w piątek i sobotę.
- W skali dziennej czy godzinowej, szczególnie w biznesie e-commerce zauważalny jest zwiększony wpływ zamówień w godzinach wieczornych i porannych (8.00-9.00, 19.00-23.00).
Zachowania klientów są oczywiście zależne od położenia geograficznego, kultury, nawyków i wielu innych lokalnych czynników. Co jest najważniejsze: sezonowość jest przewidywalna i mierzalna!
Ludzie zawsze na Święta będą robić zakupy, na lato kupować sprzęt sportowy dla dzieci a na zimę nową kurtkę czy obuwie.
Oprócz typowej sezonowości w grę wchodzą również zachowania nieprzewidywalne: wybuch paniki spowodowanej konfliktem zbrojnym czy pandemią. Masowy wykup danego towaru jak np. paliwo, żywność, czy… papier toaletowy. Nie wszystko da się przewidzieć. Pytanie brzmi: czy da się na to przygotować? W jaki sposób?
Przy projektowaniu jakiegokolwiek obiektu logistycznego lub bazuje się na uśrednionych wielkościach przepływów materiałów, ale bierze się również pod uwagę tzw. współczynniki szczytu.
Współczynnik szczytu jest wypadkową kilku czynników takich jak: sezonowość roczna, dzienna, godzinowa, uwzględnia spiętrzenie wysyłek i nakładu pracy przed ostatecznym terminem załadunku dla danych kierunków wysyłki, ale również serwis dostaw i kanał dystrybucji. Dotrzymanie deklarowanego terminu i związany z nim poziom obsługi jest np. kluczowym parametrem w logistyce e-commerce, podczas gdy w zaopatrzeniu sklepów z własnym zapasem bezpieczeństwa, możemy sobie pozwolić na pewną elastyczność i optymalizację załadunków. Wskaźniki szczytu mogą osiągać wartości od 1,1 do nawet 5, czy 10x średnia. powyżej średniej) do nawet 4 czy 5 (500% średniej) zależnie od biznesu! Zwykle to właśnie e-commerce jest bardziej podatny na krótkotrwałe, gwałtowne zmiany zapotrzebowania, gdzie handel tradycyjny bliższy jest klasycznej, łagodnej, sezonowości.
Logistyka musi być dostosowana do potrzeb. Nasza firma, czy to handlowa czy produkcyjna, niezależnie od branży musi zadowolić swojego odbiorcę żeby utrzymać swoją konkurencyjną pozycję na rynku. W tym celu logistyka musi być w stanie obsłużyć zarówno średni dzień jak i wspomniany wcześniej dzień szczytowy wynikający z sezonowości (przewidywalny) czy z innych czynników zewnętrznych (nieprzewidywalny). Dlatego właśnie tak ważne jest odpowiednie zebranie i przeanalizowanie danych historycznych oraz wyciągnięcie odpowiednich wniosków.
Jeżeli nie potrafimy sobie poradzić z najgorszym (lub najlepszym) dniem to nie zasługujemy na średni. Szczyt to wyzwanie, wyzwanie na które trzeba być przygotowanym.
Automatyzacja, elastyczność i szybkość reakcji na zmiany.
Od wielu lat automatyzacja toruje sobie drogę w logistyce, również w polskiej logistyce, na naszym rodzimym rynku. Jest to temat popularny ze względu na szybko rozwijające się biznesy, rosnące problemy z dostępnością personelu a co za tym idzie również koszty utrzymania dużej załogi operacyjnej. Ważne jest też to że automatyka staje się co raz bardziej przystępna, powszechna oraz to że rośnie liczba ekspertów i dostawców oferujących różnorakie, co raz nowsze, często innowacyjne i niezmiennie ciekawe rozwiązania szyte na miarę. Można śmiało mówić o boomie automatyzacyjnym.
Automatyczne rozwiązania są kuszące, robotyzacja kojarzy się z bardzo dużą wydajnością, pozwala ograniczyć manualny transport, usprawnić procesy… ale czy jest lekarstwem na wszystkie problemy? Co w przypadku dużych pików magazynowych, co z sezonowością?
Projektowanie rozwiązań wysoko zautomatyzowanych nie jest łatwe z prostego powodu: automatyka ma bardzo ograniczoną elastyczność! Co to oznacza? Konkretne rozwiązania mają zdefiniowaną konkretną maksymalną wydajność (zwykle wyższą od rzeczywistej). Wydajności nie da się zwiększyć, można jedynie nie wykorzystać jej w 100%. Standardowe podejście projektowe mówi że personel liczony jest po przepływach uśrednionych, natomiast wyposażenie musi być zdolne poradzić sobie ze szczytem. Jakim szczytem? Zależy od biznesu, niektórzy szykują się na Black Friday, inni na święta. Zwykle jednak mówimy o najwyższej godzinie w najwyższy dzień. Jakość danych i podjętych założeń projektowych jest tutaj krytyczna, można bardzo łatwo przeszacować lub nie doszacować potrzeb.
Niestety, przy systemach automatycznych takie podejście oznacza zwykle że inwestujemy niemałe pieniądze w instalacje która przez większość roku wykorzystywana jest jedynie na np. 50 czy 60%. Porównując to do rozwiązań w pełni manualnych, przy kompletacji np. z tradycyjnej strefy półkowej czy regału paletowego wystarczy (w dużym uproszczeniu) zwyczajnie dołożyć ilość pracowników aby zwiększyć przepustowość. Oczywiście takie strefy mają również swoje ograniczenia, ale jest to dużo łatwiejsze.
Nasuwa się zatem pytanie: czy taka inwestycja się opłaca? Czy automatyzacja jest w takim razie dobrym kierunkiem? Wracam tutaj również do pytania zadanego wcześniej: czy da się przygotować na szczyt? W jaki sposób?
Projekt koncepcyjny, detaliczny, wdrożenie optymalnego rozwiązania.
Odpowiedzią jest: optimum, balans. Każda firma jest inna, należy zatem docelowe rozwiązanie automatyczne dostosować do potrzeb, znaleźć złoty środek. Dobrą praktyką jest opracowanie alternatywnych rozwiązań popartych rzetelnie opracowaną bazą danych. Z leżącego na stole olbrzymiego stosu możliwych technologii i sposobów organizacji procesów logistycznych, opierając się o najlepszą możliwą wiedzę, znajomość biznesu oraz dane liczbowe i wymagania danej firmy należy wybrać te pasujące. Po przeprowadzeniu takiego ćwiczenia zostaje nam ograniczona liczba puzzli. Z tych puzzli należy zbudować możliwe współpracujące ze sobą systemy i techniki w dwa, trzy… może więcej rozwiązań funkcjonalnych. Dobra praktyka mówi że dla porównania warto zbudować nie tylko alternatywy automatyczne, ale również manualne, aby dobrze zrozumieć złożoność zagadnienia i mieć dobrą bazę porównawczą.
Trzy alternatywy wykorzystujące różne technologie, różne rodzaje procesów należy ze sobą porównać pod kątem nakładów inwestycyjnych, kosztów operacyjnych, wymaganej powierzchni, ilości personel, jakości procesów, pamiętając o elastyczności na czas szczytu!
Wyniki będą inne dla każdej firmy, w biznesie fashion gdzie szczyty występują przy każdej zmianie kolekcji może się opłacić w pełni automatyczne rozwiązanie gotowe na szczyt. W firmie e-commerce zajmującej się handlem elektroniką wyzwaniem będzie najprawdopodobniej Black Friday, czy warto przeinwestować instalację na jeden, czy dwa dni w roku? Może niekoniecznie, rozważenie opcji automatycznej z opcją manualnej elastyczności może okazać się dobrym rozwiązaniem. Bardzo skomplikowany biznes ze stale zmieniającym się portfolio i kompletacją dużych wolumenów może mieć optimum w okolicach procesów zupełnie manualnych wspartym np. automatycznym transportem czy systemami goods-to-person.
Balans to klucz to optymalnego rozwiązania. Balans szyty na miarę potrzeb!
